Онлайн система управління документами організації відповідно до вимог ІSО 9001:2015

Основні реалізовані функції

Основні функції, реалізовані на цьому сайті



- унікальна система запрошень на приєднання до зареєстрованих на сайті організацій та від'єднання від них;
- управління внутрішніми документами організації;
- автоматичне ведення переліку внутрішніх нормативних та інформаційних документів організації;
- управління внутрішніми формами звітних документів організації;
- автоматичне ведення переліку внутрішніх форм організації;
- управління наказами організації;
- автоматичне ведення переліку користувачів, зареєстрованих в організації;
- шифрування документів та управління конфіденційністю документів (доступ до документів надається тільки тим, хто має на це право);
- автоматичне відстеження дати актуалізації внутрішніх нормативних документів, форм та наказів;
- система індикації про необхідність проведення актуалізації внутрішніх нормативних документів, форм та наказів;

Планується розробка додаткового функціоналу сайту:

- управління зовнішніми документами організації;
- автоматичне ведення переліку зовнішніх нормативних та інформаційних документів організації;
- використання електронно-цифрового підпису (підтвердження ознайомлення з документами);
- ведення переліку журналів організації;
- он-лайн ведення журналів;
- інформаційна панель подій (додавання, видалення документів, форм, наказів тощо);
- дошка оголошень по організації.

Зараз проводиться бета-тестування роботи сайту, тому частина функцій проекту відключені.

Повернення

Сайт оптимізовано для роботи з браузерами Google Chrome, Яндекс Браузер, Mozilla Firefox та Opera

Вхід для користувачів

Можливості зареєстрованих користувачів

Можливості зареєстрованих користувачів

Зареєстровані користувачі системи мають можливість приєднатися до вже доданої у систему організації або додати нову організацію.

Як приєднатися до організації у системі?

Необхідно:
- отримати в адміністратора вашої організації іменний код-запрошення на приєднання до організації;
- увійти на цей сайт, використовуючи email та пароль, який був автоматично висланий на email при реєстрації на сайті;
- ввести іменний код-запрошення на сторінці "Робочий кабінет".
Якщо код-запрошення коректний, користувач автоматично отримує доступ до документів організації.

Як додати організацію до системи?

Необхідно:
- увійти на цей сайт, використовуючи email та пароль, який був автоматично висланий на email при реєстрації;
- перейти у розділ "Додати організацію";
- ввести назву організації російською та українською мовою (в системі буде використовуватися тільки назва організації українською мовою);
- ввести код ЄДРПОУ організації або ІПН для приватних підприємців (Навіщо? Це потрібно для того, щоб потім довести, що ви мали повноваження додати на цей сайт організацію в разі отримання претензій від реальних власників);
- вказати своє прізвище, ім'я та по батькові та реальну посаду в організації, що додається;
- після натискання на кнопку "Додати організацію" до системи додається організація, а ви стаєте Адміністратором цієї організації на цьому сайті.

Увага! Нагадуємо, що користувач одночасно може бути зареєстрований на сайті тільки в одній організації.

Якщо ви додали організацію на цей сайт, то не зможете вступити до іншої зареєстрованої в цій системі організації, поки не вийдете зі створеної Вами організації. Це можна буде зробити тільки закривши створену Вами організацію або передавши права Адміністратора Організації іншому користувачеві, зареєстрованому у організації.


Для того, щоб бути учасником декількох організацій одночасно, необхідно зареєструватися на цьому сайті декілька разів з використававши різні email адреси.

Повернення


Реєстрація або відновлення паролю

Правила реєстрації нових користувачів

Реєстрація та відновлення паролю

Реєстрація

Зареєструватися на сайті може будь-яка людина, яка має адресу електронної пошти. Це повинна бути персональна еmail адреса, оскільки система буде ідентифікувати за цією адресою конкретну людину. Те, наскільки email адреса користувача конфіденційна, буде впливати на те, наскільки конфіденційними будуть документи, доступ до яких матиме користувач у системі. Робота електронно-цифрового підпису також буде пов'язана з еmail адресою користувача.

Щоб зареєструватися, просто введіть персональний email та натисніть кнопку "Реєстрація або відновлення паролю". Якщо email адреса існує, на неї прийде повідомлення із зазначенням паролю. C допомогою email та отриманого паролю користувач зможе увійти на сайт

Увага! Пароль знає тільки користувач, який отримав email. Ваш пароль не запам'ятовується на сайті! Це досягається тим, що на сайті зберігається тільки хеш паролю, за яким відновити пароль неможливо.

Відновлення паролю

Якщо зареєстрований користувач забув пароль, він може скористатися функцією відновлення паролю. Введіть персональний email та натисніть кнопку "Реєстрація або Відновлення паролю". На Вашу електронну адресу буде надіслано новий пароль.

Увага! Якщо користувач скористався функцією відновлення паролю, він зможе входити у систему і за старим паролем (якщо він його згадає самостійно) доти, поки хоч один раз не скористається новим паролем. Після використання нового паролю, старий пароль автоматично анулюється!

Повернення

Якщо ви новий користувач або забули пароль, просто введіть email, і пароль буде надіслано електронною поштою на зазначену адресу.

Опис системи управління документованою інформацією

Управління документованою інформацією згідно ДСТУ ISO 9001:2015

Управління документованою інформацією згідно з ДСТУ ISO 9001:2015

У 2015 році набула чинності нова версія стандарту ISO 9001:2015. Цей стандарт об'єднав поняття "документ" і "запис" на узагальнене "документована інформація".


7.5 Документована інформація


7.5.1 Загальні положення


Система управління якістю повинна включати:
a) документовану інформацію, необхідну за ISO 9001:2015;
b) документовану інформацію, визначену організацією як необхідну для забезпечення результативності системи менеджменту якості.

Примітка. Обсяг документованої інформації для системи менеджменту якості різних організацій може відрізнятися залежно від:
- розмірів організації та характеру її діяльності, процесів, продукції та послуг;
- складності процесів та їх взаємодії;
- компетентності персоналу.

7.5.2 Створення й актуалізація


При створенні й актуалізації документованої інформації організація повинна відповідним чином забезпечити:
a) її ідентифікацію та опис (наприклад, шляхом зазначення її заголовка, дати, авторів або облікового номера);
b) її форматування (наприклад, мова викладу, версія програмного забезпечення, вимоги до графічних зображень) і визначення відповідних носіїв (наприклад, паперовий, електронний носій);
c) проведення аналізу та затвердження інформації з огляду на її придатність та адекватність.

7.5.3 Управління документованою інформацією


7.5.3.1 Документована інформація, необхідна для системи управління якістю та для ISO 9001:2015, повинна бути керованою для забезпечення її:


a) доступності та придатності для застосування в тих випадках, де і коли вона необхідна;
b) адекватной захищеності (наприклад, від втрати конфіденційності, неналежного використання або втрати цілісності).

7.5.3.2 Для управління документованою інформацією організація повинна в тому обсязі, в якому це прийнятно, розглянути таке:


a) поширення, доступу до неї, пошук та використання;
b) зберігання та захист, включаючи збереження читабельності;
c) управління змінами (наприклад, управління версіями);
d) терміни зберігання та порядок знищення.

Документована інформація зовнішнього походження, визначена організацією як необхідна для планування і функціонування системи менеджменту якості, повинна бути відповідним чином ідентифікована і контрольована.

Документована інформація, що фіксується та зберігається як свідчення відповідності, повинна бути захищена від ненавмисних змін.



Повернення

Ця система призначена для централізованого управління документованою інформацією організацій будь-яких форм власності. Вона дозволяє коректно керувати документованою інформацією в електронному вигляді та значно скоротити кількість паперових копій документованої інформації всередині організації.

Система забезпечує інструментарій для управління документованою інформацією організацій з будь-якою чисельністю персоналу відповідно до вимог ДСТУ ISO 9001:2015, пункт 7.5 "Документована інформація".

Нашою системою забезпечується повна конфіденційність документів, розміщених на сервері. Всі документи зберігаються в зашифрованому вигляді. Консультанти нашого проекту можуть отримати доступ до даних зареєстрованих організацій тільки за спеціальним кодом-запрошенням, який може бути виданий тільки Адміністратором самої організації.

Ми офіційно працюємо в законодавчому полі України. За бажанням замовника Адміністрація нашого проекту може укласти з будь-якою організацією, зареєстрованою в нашій системі, додаткову угоду про дотримання конфіденційності інформації замовника.

Контактні дані Адміністрації сайту

Адміністратор сайту: admin@borovik.com.ua

Служба підтримки Borovik.com.ua

Ми із задоволенням відповімо на будь-які питання, пов'язані з роботою Borovik.com.ua